Các tập thể, hộ gia đình, cá nhân đã được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Nam quyết định tặng Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh, Bằng chứng nhận các danh hiệu thi đua: “Tập thể lao động xuất sắc”; “Đơn vị quyết thắng”; “Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh”; Cờ thi đua của UBND tỉnh nhưng do sai sót thông tin (tại bằng, quyết định khen thưởng), bằng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng hoặc bị mất, thất lạc thì cần lập thủ tục đề nghị cấp đổi, cấp lại theo trình tự sau đây:

1. Khen thưởng thành tích tham gia kháng chiến: Thực hiện việc cấp đổi, cấp lại đối với các trường hợp có hồ sơ lưu trữ tại tỉnh Quảng Nam

a) Đối với tập thể, hộ gia đình, cá nhân (thân nhân cá nhân) được khen thưởng

- Trường hợp đề nghị cấp đổi: Có văn bản đề nghị cấp đổi kèm theo hiện vật khen thưởng bị hư hỏng gửi UBND cấp xã nơi cư trú. Trường hợp sai thông tin tại hiện vật hoặc quyết định khen thưởng thì phải kèm theo hồ sơ kê khai thành tích đề nghị khen thưởng và các căn cứ pháp lý để chứng minh.

- Trường hợp đề nghị cấp lại: Có văn bản đề nghị cấp lại kèm theo hồ sơ kê khai thành tích đề nghị khen thưởng gửi UBND cấp xã nơi cư trú. Trường hợp thông tin được khen thưởng không trùng khớp với thông tin trong quyết định khen thưởng thì phải cung cấp đầy đủ căn cứ pháp lý để chứng minh.

- Trường hợp các tập thể, hộ gia đình, cá nhân không trú quán tại tỉnh Quảng Nam thì có văn bản đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng (có xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú) gửi trực tiếp UBND tỉnh Quảng Nam (qua Ban Thi đua - Khen thưởng Quảng Nam, Sở Nội vụ) để đề nghị cấp đổi, cấp lại.

b) Đối với UBND cấp xã

- Văn bản đề nghị cấp đổi/cấp lại của tập thể, hộ gia đình, cá nhân (02 bộ bản chính) kèm theo các thông tin minh chứng.

- Văn bản UBND cấp xã gửi UBND cấp huyện đề nghị cấp đổi/cấp lại kèm theo danh sách đề nghị cấp đổi/cấp lại.

c) Đối với UBND cấp huyện

- Văn bản đề nghị cấp đổi/cấp lại của UBND cấp xã (02 bộ bản chính) kèm theo các thông tin minh chứng.

- Văn bản của UBND cấp huyện gửi UBND tỉnh (qua Ban Thi đua - Khen thưởng Quảng Nam, Sở Nội vụ) đề nghị cấp đổi/cấp lại kèm theo danh sách đề nghị cấp đổi/cấp lại.

d) Sở Nội vụ: Rà soát, kiểm tra, xác nhận khen thưởng; có văn bản kèm theo các thông tin minh chứng đề nghị Văn phòng UBND tỉnh đóng dấu hiện vật khen thưởng.

2. Khen thưởng thành tích sau ngày 01/01/1997 (sau thời điểm tái lập tỉnh)

a) Đối với tập thể, hộ gia đình, cá nhân (thân nhân cá nhân) được khen thưởng

- Trường hợp đề nghị cấp đổi: Có văn bản đề nghị cấp đổi kèm theo hiện vật khen thưởng bị hư hỏng gửi cơ quan, đơn vị, địa phương trình khen thưởng. Trường hợp sai thông tin tại hiện vật hoặc quyết định khen thưởng thì phải có các căn cứ pháp lý để chứng minh.

- Trường hợp đề nghị cấp lại: Có văn bản đề nghị cấp lại kèm theo các căn cứ pháp lý để chứng minh thông tin đề nghị cấp lại gửi cơ quan, đơn vị, địa phương trình khen thưởng.

b) Đối với UBND cấp huyện; Sở, Ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc, hội, đoàn thể tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội, các trường học, doanh nghiệp, cơ quan Trung ương thuộc các khối thi đua của tỉnh

- Văn bản đề nghị cấp đổi/cấp lại của tập thể, hộ gia đình, cá nhân (02 bộ bản chính) kèm theo các thông tin minh chứng.

- Văn bản gửi UBND tỉnh (qua Ban Thi đua - Khen thưởng Quảng Nam, Sở Nội vụ) đề nghị cấp đổi/cấp lại kèm theo danh sách.

d) Sở Nội vụ: Rà soát, kiểm tra, xác nhận khen thưởng; viết, thêu lại hiện vật khen thưởng (đối với Cờ thi đua của UBND tỉnh) hoặc có văn bản kèm theo các thông tin minh chứng đề nghị Văn phòng UBND tỉnh đóng dấu hiện vật khen thưởng (đối với Bằng khen, Bằng chứng nhận các danh hiệu thi đua).

Lưu ý là đối với các trường hợp cấp đổi/cấp lại do phải điều chỉnh thông tin tại quyết định khen thưởng: Sở Nội vụ có Tờ trình đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh điều chỉnh quyết định khen thưởng trước khi tiến hành thủ tục cấp đổi/cấp lại hiện vật khen thưởng.